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20.6.2019

Software zur Arbeitszeiterfassung in Ordination

In unserem Artikel vom 15.4.2019 weisen wir auf die zunehmende Bedeutung korrekt geführter Arbeitszeitaufzeichnungen auch in Arztpraxen hin. Die händische Führung und Verwaltung der kompletten Arbeitszeit-Dokumentation ist allerdings aufwendig und zeitraubend. Mehrere Mandanten haben bei uns wegen Empfehlung geeigneter Software-Lösungen angefragt.

Die in Arztpraxen üblichen Programmpakete zur Patienten- und Ordinationsverwaltung haben in vielen Fällen ein Zusatzmodul zur Verwaltung der Arbeitszeiten der Praxis- Mitarbeiterinnen (beispielsweise die in Zahnarztpraxen gebräuchlichsten Lösungen). Die Software zur Arbeitszeitverwaltung gehört freilich nie zur Grundausstattung und muss zusätzlich bestellt und implementiert werden.


Natürlich kommt auch der Einsatz einer anderen, am Markt erhältlichen einschlägigen Software zur Arbeitszeiterfassung in Betracht. Eine Suchabfrage per Internet („Software Arbeitszeit Österreich“) liefert eine hohe Zahl an Ergebnissen, auf diese Weise kann man sich leicht orientieren und geeignete Anbieter zu suchen.


Wir verwenden in unserer Kanzlei bereits seit vielen Jahren ein solches System, welches die korrekte Erfassung der Arbeitszeiten aller Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter samt Verwaltung der Überstunden, Urlaube und Krankenstände weitestgehend automatisiert ermöglicht. Das verwendete EDV-Programm ist in unsere zentrale Softwarelösung, welche alle internen Abläufe regelt, integriert.


Bei der Auswahl einer Software zur Arbeitszeiterfassung in kleineren Betrieben ist die Beachtung folgender Gesichtspunkte empfehlenswert:


• Für die Einführung und individuelle Anpassung eines solchen Systems ist unbedingt ein geeigneter Zeitrahmen zu kalkulieren. Bei uns hat dies mehrere Halbtage in Anspruch genommen und bis zum reibungslosen Funktionieren fast ein Monat gedauert.


Auswahl eines Lieferanten, welcher schwerpunktmäßig (auch) in Österreich präsent ist und die hiesigen gesetzlichen Erfordernisse kennt.


• Die Anpassung der Software muss durch den Lieferanten an den jeweiligen Kollektivvertrag individuell erfolgen und bei Bedarf geändert werden.


• Je Mitarbeiter muss die Möglichkeit bestehen, ein Arbeitszeitmodell (Individuellen Dienstplan) zu hinterlegen.


• Die automatische Bewertung sowie Aufteilung geleisteter Überstunden innerhalb und außerhalb der Regelarbeitszeit muss durch das System weitgehend automatisiert erfolgen.


Verwaltung von Nicht-Leistungszeiten (Urlaub, Krankenstände, Arzt, Feiertage ..) muss durch das System gleichfalls weitgehend automatisiert möglich sein.


• Im Regelfall ist das Programm-Grundmodul ausreichend. Wenn die tägliche Anmeldung und Abmeldung durch die Mitarbeiter über ein vorhandenes PC-Terminal erfolgt , ist keine zusätzliche Hardware erforderlich. Natürlich sind auch technisch aufwändigere Lösungen zum Check- In wie Fingerabdruck- Sensoren möglich.


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