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16.5.2019

Schwerpunktaktion Finanzamt: Kontrolle der Einnahmenliste!

Die Finanzämter überprüfen in einer Schwerpunktaktion derzeit die Führung der Registrierkassen in Betrieben.

In diesem Zusammenhang kann nicht eindringlich genug darauf hingewiesen werden, dass die über das jeweilige Registrierkassen- System in der Ordination geführten Listen der Bankomat-und Bareinnahmen keine offensichtlichen Mängel oder Differenzen aufweisen sollten. Liegt dennoch ein Fehler vor, weil etwa bei der Erfassung einer Einnahme zwischen Bankomat und Barzahlung verwechselt wurde, muss dieser Fehler schnellstmöglich, also spätestens mit Beginn des nächsten Tages, korrigiert werden.


Dies ist nur möglich, wenn einerseits die Bankomat- Einnahmen täglich abends an die Bank/ Bankomat- Firma übermittelt werden und der vom Bankomaten dabei erstellte Kontrollstreifen mit der Liste der Bankomat-Einnahmen aus der eigenen Ordinations- EDV verglichen und abgestimmt wird. Ein dabei festgestellter Fehler muss in der Ordinations- EDV nach Möglichkeit sofort, also noch vor Erfassung weiterer Geschäftsfälle, korrigiert werden.


Es ist daher am Bankomat- Terminal die Hinterlegung eines fixen Zeitpunktes nach Ordinationsschluss zur täglichen Datenübertragung empfehlenswert.


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Vermehrte Prüfungen von Registrierkassen durch Finanzämter

Seit dem letzten Jahreswechsel beobachten wir einen starken Anstieg der in Ordinationen unserer Mandanten durch Finanzämter durchgeführten Registrierkassen- Prüfungen.

In diesem Zusammenhang handelt es sich um reine Aufsichtsmaßnahmen, mit denen die Behörde die Einhaltung der einschlägigen Vorschriften kontrolliert. Die amtsinternen Bestimmungen sehen vor, dass solche Aufsichtsmaßnahmen ohne Vorankündigung in den Betrieben erfolgen sollen. In der Praxis werden - etwa im Gegensatz zu Gastronomiebetrieben - bei Freiberuflern und in Büros solche Kassenprüfungen offenbar im Vorhinein angekündigt und dafür ein fixer Termin vereinbart.


Bei unseren Mandanten wurden jedenfalls alle derartigen Kassenprüfungen vorher angekündigt und konnten daher mit Unterstützung unserer Kanzlei abgewickelt werden. In einzelnen Fällen haben die Prüfer die Termine sogar direkt mit uns koordiniert.


Der Ablauf gestaltet sich im Idealfall so:


•    Das Finanzamt unterrichtet unseren Mandanten oder direkt unsere Kanzlei von der angesetzten Prüfung, es wird für die Nachschau vor Ort beim Mandanten ein fixer Termin (meist innerhalb der nächsten Woche) vereinbart.


•    Unsere Kanzlei erhält vom Mandanten per E-Mail das Datenerfassungsprotokoll der Registrierkasse, welches in unserer Kanzlei mittels eines speziellen Prüfprogrammes getestet wird. Damit wollen wir sicherstellen, dass bei Überprüfung dieser Daten durch die Finanz keine unvorhergesehenen Überraschungen auftauchen.


•    Beim mit dem Prüfer vereinbarten vor-Ort-Termin in der Ordination wird im Beisein des Prüfers aus dem Registrierkassen- System ein sogenannter Null-Beleg gedruckt und übergeben.


•    Des weiteren wird spätestens bei diesem Anlass dem Prüfer das in der Registrierkasse elektronisch gespeicherte Datenerfassungsprotokoll mittels geeignetem Datenträger übergeben. Nach Möglichkeit haben wir allerdings bereits vorher das uns übermittelte und bereits überprüfte Registrierkassen Protokoll an den Prüfer gemailt.


•    Schlussendlich wird durch den Prüfer ein standardisiertes Besichtigungsprotokoll erstellt, in dem beispielsweise die Type und Modellnummer der Registrierkasse und Einzelheiten zur Bedienung sowie Zugangsberechtigung des Systems eingetragen werden.


Nachträgliche Korrekturen von Buchungen im Registrierkassen- System stoßen dabei auf entsprechendes Interesse, da diese möglicherweise einen Anhaltspunkt für Unregelmäßigkeit liefern könnten. In diesem Zusammenhang sollte insbesondere - wenn vorhanden - auf die korrekte Bedienung des Bankomaten geachtet werden.


Wichtiger Tipp:


Wir empfehlen, die über Bankomat getätigten Einnahmen täglich elektronisch an die Bank zu übermitteln und den vom Bankomaten ausgedruckten Kontrollstreifen mit einem Ausdruck der Bankomat- Einnahmen aus der Ordinations- EDV zu vergleichen und zu kontrollieren. Sollte eine Differenz bestehen, weil etwa eine Bankomat Einnahme fälschlicherweise als Bareinnahme in der Ordinations- EDV erfasst wurde, muss die Korrektur im ordinationseigenen EDV- System bzw. Registrierkasse vor Durchführung jeglicher weiterer Einnahmenerfassung erfolgen, eine Berichtigung erst im Zuge der Monatsbuchhaltung erfolgt daher zu spät!


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