Leonhart und Leonhart
Wirtschaftstreuhand Gmbh + Co KG



18.12.2017

Registrierkassen: Vermeiden von Fehlern auf Belegen oder im Datenerfassungsprotokoll

Seit 1.4.2017 müssen Registrierkassen verpflichtend mit einer technischen Sicherheitseinrichtung zum Schutz gegen Manipulation ausgestattet sein.

 


Die Registrierkassensicherheitsverordnung legt fest, welche Eigenschaften die Registrierkasse und der damit erzeugte Kassenbeleg sowie das Datenerfassungsprotokoll haben müssen. Weisen der Beleg oder das Datenerfassungsprotokoll Fehler auf, so ist rasches Handeln geboten und eine entsprechende Korrektur vorzunehmen.


Kassenbelege müssen folgende Angaben enthalten:


• Bezeichnung des liefernden oder leistenden Unternehmens
• fortlaufende Nummer, die zur Identifizierung des Geschäftsvorfalls einmalig vergeben wird
• Datum und Uhrzeit der Belegausstellung
• Menge und handelsübliche Bezeichnung der Ware oder Dienstleistung
• Betrag der Barzahlung getrennt nach Steuersätzen
• Kassenidentifikationsnummer
• maschinenlesbarer Code (QR-Code)


Darüber hinaus sind im QR-Code bestimmte Werte korrekt zu speichern. Im Datenerfassungsprotokoll ist zudem jeder einzelne Barumsatz samt Belegdaten zu erfassen und zu speichern. Die Erfüllung der Belegmerkmale sowie der technischen Voraussetzungen ist für die Anerkennung der Ordnungsmäßigkeit der Kassenbelege bzw. der Buchhaltung und damit einhergehend für die Vermeidung etwaiger nachteiliger Rechtsfolgen (z.B. Schätzung der Barumsätze durch die Finanzverwaltung) notwendig.


Werden Fehler - insbesondere am gedruckten Beleg (z.B. falscher USt-Satz, fehlende Nummerierung), im maschinenlesbaren QR-Code oder im Datenerfassungsprotokoll (z.B. Verkettungsfehler, Summierungsfehler) - erkannt, sind diese rasch zu korrigieren und entsprechend zu dokumentieren (z.B. exakter Zeitpunkt der Korrektur). Nach Ansicht des Finanzministeriums führen etwa Fehler im Datenerfassungsprotokoll unter Umständen sogar dazu, dass keine gesetzeskonforme Registrierkasse mehr vorliegt. Ist eine unmittelbare Fehlerbehebung nicht möglich, wäre eine solche Registrierkasse daher außer Betrieb zu nehmen.
Überdies empfiehlt es sich in jedem Fall, bei solchen Problemen mit dem Systemhersteller oder unserer Kanzlei Rücksprache zu halten!

Kassen- Jahresbeleg nicht vergessen!


Am Jahresende muss bei jeder Registrierkasse mit elektronischer Sicherheitseinrichtung ein Jahresbeleg ausgedruckt und geprüft werden. Der Monatsbeleg für Dezember ist gleichzeitig der Jahresbeleg. Weitere Einzelheiten siehe Bedienungsanleitung der Kasse.


Der Jahresbeleg ist am letzten Tag der getätigten Umsätze pro Jahr, grundsätzlich bis zum 31. Dezember herzustellen und nach Ausdruck aufzubewahren. Die Prüfung kann selbst mittels Handy-App durchgeführt werden, auf Ihren Wunsch kann die Prüfung samt Übermittlung an FinanzOnline auch durch unsere Kanzlei erfolgen.
Wenn eine Registrierkasse das Web Service von FinanzOnline nutzt, werden diese Schritte großteils automatisiert durchgeführt.


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