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17.08.2018

Registrierkassen im Visier der Finanzämter

Die Finanzverwaltung ist mittlerweile dazu übergegangen, die in Betrieben verwendeten Registrierkassen bei jeder Abgabenprüfung genau zu kontrollieren. Die Zeit der Ermahnung bei Verstößen ist längst vorbei, es werden saftige Strafen verhängt.

Alle Kassensysteme müssen mit einem elektronischen Manipulationsschutz (Signatur-Chip) ausgestattet und bei FinanzOnline angemeldet sein. Wir empfehlen, diese Auflage ernst zu nehmen, da bei vorsätzlicher Nichtbeachtung eine Strafe von bis zu € 5.000  verhängt werden kann.


Im Zuge von Betriebsprüfungen wird das Datenerfassungsprotokoll der Registrierkasse als Datenexport verlangt. Mittels dieser Daten ist der gesamte Ablauf der Einnahmen- Erfassung genau nachvollziehbar.


Welche Kontrollbelege und Sicherungen müssen laufend erstellt werden?


Zu jedem Monatsende müssen die Zwischenstände des Umsatzzählers ermittelt und gespeichert werden (Monatszähler). Bei den meisten Kassensystemen erfolgt dies automatisch, im Zweifel empfehlen wir den Kassenhersteller zu fragen.
Zumindest quartalsweise muss das vollständige Datenerfassungsprotokoll extern gespeichert und aufbewahrt werden. Die Sicherung des Datenerfassungsprotokolls erfolgt gleichfalls bei den meisten Systemen automatisch, Details liefert Ihnen der Kassenhersteller.Letztlich muss zum Ende jedes Kalenderjahres ein Jahresbeleg ausgedruckt und mit der Belegcheck-App des Finanzministeriums geprüft werden, Details siehe unten.


Muss eine freiwillig geführte Registrierkasse über eine Sicherheitseinrichtung verfügen?


Laut Finanzverwaltung besteht auch für jene Fälle, in denen (mangels Überschreitung der relevanten Grenzen) die Registrierkasse auf rein freiwilliger Basis geführt wird (was Sinn macht, um damit der Belegerteilungs-pflicht für Barzahlungen leichter entsprechen zu können), dann muss diese auch über ein Sicherheitsmodul verfügen und in FinanzOnline registriert werden.


Wann muss ein „Jahresbeleg“ geprüft werden?


Der sogenannte Jahresbeleg muss zwingend am letzten Tag der getätigten Umsätze, spätestens am 31. Dezember jährlich ausgedruckt und mittels Belegcheck- App überprüft  werden. Die Frist zur Überprüfung des Jahresbeleges läuft bis 15. Februar des folgenden Jahres.


Was tun, wenn die Registrierkasse defekt ist?


Ein Ausfall, welcher maximal 48 Stunden andauert, ist nicht zu melden. In diesem Fall müssen die Belege händisch ausgestellt werden (dafür ist ein geeigneter Rechnungsblock bereit zu halten!). Sobald die Kasse wieder betriebsbereit ist, müssen die zwischenzeitig händisch erfassten Umsätze in diese eingegeben werden.


Ein Ausfall von längerer Dauer ist über FinanzOnline zu melden. In diesem Fall ersuchen wir um ein kurzes E-Mail oder Telefonanruf, damit wir diese Meldung für Sie erstatten können. Nach Fehlerbehebung ist gleichfalls die Wiederinbetriebnahme auf demselben Wege entsprechend zu melden.


Wenn eine Reparatur nicht möglich ist oder Daten beschädigt wurden, ist die Außerbetriebnahme an die Finanz zu melden. Wie schon erwähnt, führen wir diese Meldungen über FinanzOnline gerne für Sie durch.


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