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14.5.2019

Korrekte Arbeitszeit- Aufzeichnungen sind unabdingbar

Von Gesetzes wegen ist jeder Arbeitgeber verpflichtet, Aufzeichnungen über die von den Dienstnehmern geführten Arbeitsstunden zu führen. Die Nichteinhaltung dieser Verpflichtung kann zu Strafsanktionen führen.


Während in unserem Mandantenkreis bisher kaum Verwaltungsstrafen wegen Nicht-Führung von Arbeitszeitaufzeichnungen zu verzeichnen waren, ergeben sich bei Abgabenprüfungen und Streitigkeiten mit Ex-Mitarbeitern zunehmend problematische Situationen.


• Im Zuge praktisch jeder Prüfung durch die Finanz wird vorweg die Vorlage der Arbeitszeitaufzeichnungen gefordert. Diese werden dann nachgerechnet und beispielsweise auf die korrekte Verrechnung von Überstunden und Gehaltszuschlägen geprüft.


• Bei Auflösung von Dienstverhältnissen wird durch Arbeitnehmer unter Einschaltung der Arbeiterkammer häufig die nachträgliche Bezahlung behaupteter geleisteter, aber nicht verrechneter Überstunden gefordert.


In beiden geschilderten Fällen hat man als Arbeitgeber schlechte Karten, wenn geeignete Arbeitszeitaufzeichnungen vorgelegt werden können.


Lesen Sie im folgenden Beitrag, wie Sie diese Verpflichtung am einfachsten erfüllen können. Für alle weiteren Fragen in diesem Zusammenhang stehen wir Ihnen jederzeit gerne zur Verfügung.


Weitere Informationen sowie die erforderlichen Formulare zum Download finden Sie unter „Personalverrechnung“ .


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Anleitung für effiziente Arbeitszeitlisten

Wer ist für die Einhaltung und die Dokumentation der Arbeitszeit verantwortlich?

Der Arbeitgeber hat zur Überwachung der Einhaltung der im Arbeitszeitgesetz geregelten Angelegenheiten in der Betriebsstätte Aufzeichnungen über die geleisteten Arbeitsstunden zu führen. Diese Pflicht besteht für alle Betriebe – somit auch für Kleinbetriebe mit nur einem oder wenigen Mitarbeitern. Die Einhaltung der Aufzeichnungspflicht wird durch das Arbeitsinspektorat überprüft. Die Nichteinhaltung führt zu Strafsanktionen gegen den Arbeitgeber. Somit müssen Ärzte, Zahnärzte und auch alle anderen Gesundheitsberufe mit Mitarbeitern diese Aufzeichnungen führen.


Dienstplan als Grundlage


Für jeden Mitarbeiter muss schon bei Beginn des Dienstverhältnisses die Anzahl der zu leistenden Wochenstunden sowie Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit festgelegt werden. Dieser Dienstplan deckt die vereinbarte Normal-Arbeitszeit ab, ist im Bedarfsfall abzuändern und bildet die Grundlage für die Verwaltung der Arbeitszeiten sowie Berechnung allfälliger Überstunden und sonstiger Zuschläge.


Wer führt die Arbeitszeit-Aufzeichnungen?


Es ist sinnvoll, die Arbeitszeitaufzeichnung durch jeden Mitarbeiter selbst führen zu lassen. Dies umfasst die tägliche Eintragung des Beginnes und Ende der Arbeitszeit sowie im Bedarfsfall der Ruhepause in der Liste. Zusätzlich ist auch die Summe der tatsächlich geleisteten täglichen Arbeitszeit sowie der zusammengerechneten Wochenarbeitszeit von Mitarbeiter zu berechnen.


Bei Über- oder Unterschreitung der vereinbarten wöchentlichen Arbeitszeit laut Dienstplan kann auf dieser Grundlage eine Zeitausgleichs-Vereinbarung erfolgen. Dies kann auf kurzem Weg durch den Vermerk „Zeitausgleich vereinbart“ samt Unterschrift des Arbeitgebers und Arbeitnehmers auf der Arbeitszeitliste erfolgen.


Erleichterungen bei fixer Arbeitszeit


Liegen schriftlich fixe Arbeitszeiteinteilungen (Dienstplan, siehe oben) vor, dann muss der Arbeitgeber die Arbeitszeit nicht mehr fortlaufend aufzeichnen Für den Fall, dass dem Arbeitnehmer auch das Nehmen der Ruhepause innerhalb eines bestimmten Zeitfensters selbst überlassen ist, z.B. immer eine halbe Stunde zwischen 12:00-13:00 Uhr, so muss auch der Beginn und das Ende dieser Ruhepause, die ja täglich innerhalb des Zeitfensters anders liegen kann, nicht aufgezeichnet werden. Diese Arbeitszeiteneinteilungen (Dienstplan) werden am besten mittels Zusatz zum Dienstvertrag geregelt. Der Arbeitgeber muss lediglich zum Ende der Entgeltperiode (im Regelfall Monat) bestätigen, dass die fixe Arbeitszeiteinteilung eingehalten wurde. Eine Aufzeichnungspflicht besteht nur mehr für Abweichungen von dieser fixen Zeiteinteilung (z.B. geänderte Lage der Normalarbeitszeit wie anstelle von 09:00-18:00 Uhr wird wegen eines Notfalls folgende Abweichung festgehalten: 08:30-09:00 Uhr und dann wieder normal: 09:00-13:00 Uhr und 13:30-18:00 Uhr, Leistung von Mehr- und Überstunden).


Weiteres muss der Urlaubsverbrauch aufgezeichnet werden und auch der Krankenstand soll aufgezeichnet werden, weil die Höhe der Entgeltfortzahlung ja von der Dauer des Krankenstandes abhängt.

Aufzeichnungen zu Ruhepausen


Es dürfen maximal 6 Stunden durchgearbeitet werden, anschließend ist eine Ruhepause von mindestens 30 Minuten zwingend vorgesehen. Diese Ruhepause rechnet nicht auf die Arbeitszeit an! Die Ruhepause muss allerdings in der Arbeitszeitaufzeichnung angeführt werden.


Übermittlung der Aufzeichnungen an die Arbeitnehmer


Jeder Arbeitnehmer kann verlangen, seine Arbeitszeitaufzeichnungen in Kopie zu erhalten.
Richtigkeit bestätigen lassen!


Um etwaige Rechtsstreitigkeiten mit Mitarbeitern von Vornherein zu vermeiden, ist es aber nach wie vor ratsam, die Richtigkeit und Vollständigkeit der geführten Arbeitszeitaufzeichnungen durch die Unterschrift des Arbeitnehmers bestätigen zu lassen. Dadurch kann sich der Arbeitgeber vor allem vor der unberechtigten Geltendmachung von Überstunden schützen.


Form der Arbeitszeitaufzeichnungen


Das Gesetz sieht keine konkrete Form hinsichtlich der Arbeitszeitaufzeichnungen vor. Formulare für Arbeitszeitaufzeichnungen können Sie von unserer Website www.leonhart.at direkt downloaden oder von uns zugesandt erhalten.


Tägliche Normalarbeitszeit und Regelungen im Kollektivvertrag beachten!


Die gesetzlich vorgesehene tägliche Höchstarbeitszeit beträgt 10 Stunden, in Ausnahmefällen und bei Zustimmung des Arbeitnehmers sieht das Gesetz neuerdings 12 Stunden vor, für Jugendliche und schwangere Dienstnehmer gelten 8 Stunden. Soweit allerdings Kollektivverträge abweichende Regelungen treffen, haben diese Vorrang.


Beispiel: Die für Arztpraxen in Wien und dem Burgenland sowie Zahnarztpraxen in ganz Österreich derzeit gültigen Kollektivverträge sehen beispielsweise eine tägliche Normalarbeitszeit von nur 9 Stunden vor, alle darüber hinaus geleisteten Arbeitszeiten sind als Überstunden zuschlagpflichtig abzurechnen. Der Kollektivvertrag für Arztpraxen in Niederösterreich hingegen sieht darüber hinaus unter bestimmten Umständen eine tägliche Normalarbeitszeit von bis zu 10 Stunden vor.


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